吉林承接全國檔案數(shù)字化服務(wù)成冊檔案加工服務(wù)

場地	對外	服務(wù)	檔案電子化
聯(lián)系人	丁先生	范圍	全國
規(guī)模	100

吉林承接全國檔案數(shù)字化服務(wù)成冊檔案加工服務(wù)

對于所有“下拉框” 中的內(nèi)容只需單擊鼠標(biāo)左鍵選擇而不需輸入，該屬性只對文本型字段生效。對需要設(shè)置為可選下拉框的字段，可隨時通過 “系統(tǒng)管理”模塊中的“常用數(shù)據(jù)庫” 功能命令進行設(shè)置。設(shè)置步驟如下：
1、進入飛狐文檔管理系統(tǒng)，選擇系統(tǒng)左下角的“系統(tǒng)管理”里面的“常用數(shù)據(jù)庫”，進入“常用數(shù)據(jù)管理”窗口，如下圖：

下面以收文子表中的“部門”在表單中的顯示與否為例說明 首先，進入“編輯錄入項目”窗口。然后按下述步驟進行：
單擊鼠標(biāo)左鍵，并使“序號”列的小方框內(nèi)置上勾；
在選定“部門”字段的基礎(chǔ)上，用鼠標(biāo)左鍵單擊窗口右邊的上、下箭頭按鈕，可將“部門”字段調(diào)整到需要的位置；、如上圖所示的登記號字段一樣，如想設(shè)置某一字段為必填或是其內(nèi)容唯一，則可在其對應(yīng)的空格中雙擊鼠標(biāo)左鍵，則系統(tǒng)自動打上“√”即可。
提示：
單擊“全選”按鈕，可將所有的字段選中并可進行其它設(shè)置；
單擊“清除”按鈕，可將所有字段置為未選中狀態(tài)；
重新編號”按鈕，用于為各已調(diào)整好的字段編號；
選定字段，單擊“上”或“下”箭頭按鈕，再按回車鍵，被選定字段也可向前或后移動。

設(shè)置列表顯示項目
用于設(shè)置各子表在列表區(qū)的顯示字段項目及各字段項目之間的先后排列順序。
可通過兩種途徑實現(xiàn)：使用“目錄管理/表單管理/設(shè)置列表項目”菜單命令或者單擊選定某目錄使用右鍵菜單選擇“表單管理/設(shè)置列表項目”命令，進入“編輯列表項目”窗口即可設(shè)置。下面以收文子表中的“年度”在列表中的顯示與否為例說明設(shè)置方法：
1、單擊鼠標(biāo)左鍵，并使“序號”列的小方框內(nèi)置上勾；
2、在選定“年度”字段的基礎(chǔ)上，用鼠標(biāo)左鍵單擊窗口右邊的上、下箭頭按鈕，可將“年度”字段調(diào)整到需要的位置。
3、如上圖所示的年度字段，可以在其對應(yīng)的固定列一項中打上“√”，這樣可以使年度字段在列表區(qū)位置固定，不隨水平滾動軸的移動而移動。
提示：

在“系統(tǒng)名稱”框中輸入需要建立的子目錄或子系統(tǒng)名稱如“機關(guān)各部門”，確認(rèn)后，一個新的子系統(tǒng)即自動生成在系統(tǒng)主窗口的目錄樹上。
實際上，我們可以通過“重命名”、“追加子系統(tǒng)”和“新增表”三項功能把系統(tǒng)提供的目錄樹逐級演變成本部門適用的本地目錄。

刪除目錄
用于刪除系統(tǒng)中不需要的子目錄、子表、檢索夾或者組合查詢表。
選定目錄樹上不需要的子目錄、子表、檢索夾或者組合查詢表，選擇菜單命令“目錄管理/刪除目錄”，在彈出的“是否刪除”提示框中，選擇“是”按鈕，被選定的對象即被刪除掉。
提示：
當(dāng)待刪除對象有下級子表或子目錄時，需要先刪除下級目錄；
當(dāng)待刪除對象是基礎(chǔ)表或子表時，確認(rèn)刪除后，系統(tǒng)會將該對象連同下面的所有數(shù)據(jù)記錄全部刪除掉；
當(dāng)待刪除對象是檢索夾或組合查詢表時，確認(rèn)刪除后，系統(tǒng)只會將該級目錄刪除掉而不會刪除該目錄下的數(shù)據(jù)記錄；
刪除目錄”命令與“刪除記錄”命令的區(qū)別：刪除記錄只能刪除選定的一條數(shù)據(jù)記錄，而“刪除目錄”命令可以將選定目錄或者選定目錄下的所有數(shù)據(jù)記錄一起刪除掉。

目錄“重命名”
用于將選定的目錄重新命名。例如，需要將“實物檔案案卷目錄”目錄名稱改為“實物檔案管理”，步驟如下：
選定需要修改名稱的子目錄或子表，右鍵單擊或使用“目錄管理/重命名”菜單命令；、在彈出的“重命名目錄”窗口中，輸入新的名稱后，確定即可。如右圖所示：

新增基本表
在子目錄下新增與系統(tǒng)中其他的數(shù)據(jù)表不一樣的基本表。例如，可在“檔案處”子目錄下面建立一個“人力資源管理”基本表，用于本單位人力資源數(shù)據(jù)的輸入、查詢統(tǒng)計、打印輸出等的管理。
在系統(tǒng)目錄樹中，右鍵單擊“檔案處”目錄夾，選擇“表單管理/新增表”快捷菜單命令，彈出“創(chuàng)建新表”窗口：
在“表名”框中輸入“人力資源管理”；
在“項目名稱”框中輸入想要的各種字段名稱如“姓名”；
單擊“類型”下拉框以定義該字段的屬性如“文字”型；
在“長度”欄中，輸入被設(shè)置字段的字節(jié)長度（2個字節(jié)相當(dāng)于1個漢字）；
將“可以填寫”欄置上“√”，該字段即會在登記表單中顯示；
將“列表顯示”欄置上“√”，該字段即會在列表區(qū)顯示；
單擊“增加項目”按鈕可以為“人力資源管理”數(shù)據(jù)表建立若干個字段

設(shè)置唯一項及必填項
設(shè)置唯一項及必填項功能提供了同一個數(shù)據(jù)庫中避免記錄重復(fù)且不能為空的功能，是對字段進行唯一值的設(shè)定，保證所選字段不會有重復(fù)記錄且不為空。通過此功能可以使文件使用達到規(guī)范化的管理，有利于文件管理走向標(biāo)準(zhǔn)化。例如，“檔案管理”及其下級子目錄中的“檔號”字段，“文件管理”極其下級子目錄中“登記號”字段，業(yè)務(wù)管理的角度是不應(yīng)該重復(fù)的，所以系統(tǒng)已默認(rèn)設(shè)置了唯一項及必填項。
在同一個子表中，每個字段都可以“設(shè)置唯一項”。

數(shù)據(jù)公式”合并字段
例如，要將“文書檔案”中，“立卷部門”與“”合并。例如形成“工會2000年工作總結(jié)”。方法：
單擊“目錄管理”菜單中的“表單管理”再選擇“數(shù)據(jù)公式”命令，在“編輯公式”窗口中，按下圖給出公式為：
SQL數(shù)據(jù)庫格式公式： 總標(biāo)題 = [立卷部門] + [標(biāo)題]
單擊“測試”按鈕，如果系統(tǒng)提示測試成功（即計算結(jié)果正確），即可單擊“保存”按鈕將該字段保存起來。